POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

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1. Objet de la politique

La présente politique vise à encadrer la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels détenus par Defirst Services Financiers Inc., conformément à la Loi 25, à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et aux exigences réglementaires de l’AMF.
Elle a pour objectif de :
•    Protéger la confidentialité et l’intégrité des renseignements personnels
•    Assurer une gestion responsable et sécuritaire des données
•    Informer les clients de leurs droits
•    Définir les responsabilités du cabinet et de ses représentants
 

2. Portée
 

Cette politique s’applique à :
•    Tous les renseignements personnels détenus par le cabinet
•    Tous les clients, prospects, représentants et employés
•    Toute collecte effectuée verbalement, par écrit ou électroniquement
•    Tous les systèmes, plateformes et outils utilisés par le cabinet
 

3. Définition d’un renseignement personnel
 

Un renseignement personnel est toute information permettant d’identifier une personne, incluant :
•    Nom, adresse, date de naissance
•    Numéro d’assurance sociale (si requis légalement)
•    Informations financières
•    Informations médicales (si nécessaires à l’analyse)
•    Documents d’identité
•    Données numériques (adresse IP, enregistrements, etc.)
 

4. Principes directeurs de la protection des renseignements personnels
 

4.1 Collecte minimale

Seules les informations nécessaires à l’analyse, la recommandation et la conformité sont collectées.
 

4.2 Consentement éclairé

Le client doit être informé :
•    Des renseignements collectés
•    De leur utilisation
•    De leur conservation
•    De ses droits
 

4.3 Utilisation limitée

Les renseignements ne peuvent être utilisés que pour les fins prévues :
•    Analyse financière
•    Recommandations
•    Souscription de produits
•    Conformité réglementaire

4.4 Accès restreint

Seules les personnes autorisées peuvent accéder aux données.

4.5 Conservation sécurisée

Les données sont conservées dans des environnements protégés et conformes à la Loi 25.

4.6 Destruction conforme
Les renseignements doivent être détruits de manière définitive et traçable.

5. Renseignements collectés

5.1 Informations d’identification

•    Nom, adresse, date de naissance
•    Pièces d’identité
•    Coordonnées

5.2 Informations financières

•    Revenus, actifs, dettes
•    Objectifs financiers
•    Profil d’investisseur

5.3 Informations médicales

Seulement lorsque nécessaires à l’analyse ou à la souscription d’un produit d’assurance.

5.4 Informations numériques

•    Communications électroniques
•    Historique des échanges
•    Documents transmis

6. Mesures de sécurité

6.1 Sécurité informatique
•    Mots de passe robustes
•    Authentification multifacteur
•    Chiffrement des données
•    Pare-feu et antivirus
•    Mise à jour régulière des logiciels
•    Sauvegardes automatisées

6.2 Sécurité physique

•    Accès restreint aux bureaux
•    Classeurs verrouillés
•    Destruction sécurisée des documents papier

6.3 Gestion des incidents

Tout incident doit être :
•    Documenté
•    Analysé
•    Corrigé
•    Déclaré au responsable de la protection des renseignements personnels

7. Droits du client

Le client peut :
•    Accéder à ses renseignements
•    Demander une correction
•    Retirer son consentement
•    Demander la suppression de ses données (selon les obligations légales)
•    Déposer une plainte auprès du responsable de la protection des renseignements personnels

8. Communication des renseignements personnels

Les renseignements peuvent être communiqués uniquement :
•    Aux assureurs et partenaires nécessaires à la souscription
•    Aux autorités réglementaires (AMF, FINTRAC, etc.)
•    Aux fournisseurs technologiques conformes
•    Avec le consentement explicite du client
Aucune information n’est vendue ou partagée à des fins commerciales.

9. Conservation et destruction des renseignements

•    Conservation minimale de 7 ans après la fin de la relation d’affaires
•    Conservation prolongée si exigée par la loi
•    Destruction définitive (broyage, suppression sécurisée)

10. Responsabilités

10.1 Responsable de la protection des renseignements personnels

Le cabinet désigne un responsable chargé de :
•    Superviser l’application de la politique
•    Répondre aux demandes des clients
•    Gérer les incidents
•    Assurer la conformité à la Loi 25

10.2 Représentants et employés

Ils doivent :
•    Respecter la politique
•    Protéger les renseignements
•    Signaler tout incident
•    Suivre les formations obligatoires

11. Révision de la politique

Cette politique doit être révisée annuellement ou lors de tout changement législatif ou technologique

Révisé : août 2026